10 passos para ter o sistema oficial em sua empresa

Introdução

Apresentamos aqui alguns passos para que você passe a utilizar o WebGraf oficialmente.
Este passo a passo indicará como alterar os seus custos, montar seu banco de dados de clientes, ajustar seus parâmetros, acionar a área de Suporte e, principalmente, lhe dará dicas de como conferir seus orçamentos.
É importante ajustar seus cadastros para que o orçamento feito pelo sistema fique o mais real possível, além de não ter uma variação muito grande com o processo utilizado atualmente na gráfica.
Além disso, informe-se com nossa área de atendimento (atendimento@calcgraf.com.br) ou pelo fone: (11) 3885-0500 sobre os treinamentos personalizados do WebGraf.


Passo 1 – Pré requisitos

Seguem abaixo os pré requisitos para a utilização do Webgraf



Lembramos que, caso tenha alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte (seguindo o passo 10)


Passo 2 - Cadastros – Orçamento – Custos

Defina os custos de mão-de-obra e matéria-prima:

 
Caso queira ver somente as informações de papéis, selecione no campo “natureza” a opção “Suporte”.
Pelo campo “Descrição” você consegue filtrar, por exemplo, somente os papéis couche. O mesmo acontece com o campo “somente itens sem custo”, o sistema busca somente os papéis que não possuem custo cadastrado.
O campo “Aplicar %” permite que você aumente o preço (de acordo com o percentual informado) dos itens, de uma única vez.

Ao fazer uma alteração o sistema grava a data e hora para que você saiba quando o item foi alterado pela última vez.
Lembre-se sempre de salvar as informações, sempre que fizer alguma alteração.
É importante manter sempre seus custos atualizados para que você seja mais competitivo e saiba exatamente como proceder em casos onde haja negociação de preços, por exemplo.


Passo 3 - Cadastros – Orçamento – Seleção de processos

Atualize os dados cadastrais, com as informações específicas de sua empresa:



Impressoras – escolha suas máquinas de impressão
Produtos – selecione os produtos que vocês faz (ex. folheto, revista, sacola...)
Suportes – informe os papéis e cartões utilizados em seus orçamentos
Tintas – selecione as tintas que podem ser utilizadas nos orçamentos
Operações - escolha os acabamentos internos e externos
Processos de acabamentos – defina aqui se o acabamento é feito na gráfica ou por terceiros, ou ainda se o sistema pode escolher qual é a melhor opção (entre interno ou externo) para este orçamento. 
Materiais de acabamentos – defina quais materiais de acabamentos podem ser utilizados nos orçamentos.

Caso você utilize algum item que não esteja cadastrado no sistema, por favor, entre em contato com nosso suporte (seguindo o passo 10) para que possamos fazer o cadastro.


Passo 4 - Cadastros – Orçamento - Parametrização

Parâmetros de produção – defina aqui as informações de produção/hora e tempo de acerto das atividades internas, o tempo de lavagem das impressoras e a quebra fixa e variável das atividades.



Lembramos que o tempo de acerto e de lavagem das máquinas de impressão deve sempre ser considerado por cor.
Quebra fixa – perda, em pedaços/cor, que deve ser considerada para acertar as máquinas.
Quebra variável – perda percentual que deve ser considerada durante o processo de produção.
Parâmetros gerais – defina aqui os textos para proposta, impostos, condição de pagamento padrão...
Logotipo – insira o logotipo de sua empresa. O mesmo será apresentado nas telas do sistema, bem como na proposta que será encaminhada aos seus clientes.  

Passo 5 - Cadastros – Agentes – Vendedores

Informar os representantes comerciais da empresa.

A comissão do representante pode variar de acordo com o cliente ou ainda pode ser alterada no cálculo. Caso o representante tenha comissão padrão, a mesma deve ser informada no cadastro de “Vendedores”.
 

Passo 6 - Cadastros – Empresas – Clientes

É possível fazer o cadastro de seus clientes no sistema. Neste cadastro é importante informar o nome do contato e e-mail para que, no envio da proposta por e-mail, o sistema encaminhe com os dados corretos. Além disso, você pode vincular o vendedor que atende a empresa, informando também a comissão específica para o mesmo.

Passo 7 - Cadastros – Agentes – Agências

Se sua empresa atende Agências, é importante cadastrá-las no sistema, assim você poderá fazer o controle das comissões.
O cadastro da agência é bem parecido com o de clientes. O importante neste cadastro é informar que a empresa é uma agência. A partir daí, todos os contatos cadastrados podem ser produtores da agência, podendo inclusive receber comissão.
No campo de agentes, devemos informar o vendedor que a atende e, no tipo “produtor” lançar os produtores que tem comissão.

É importante o vínculo do cadastro do cliente com a agência que o atende para que seja possível informar os dados de comissões da própria agência e também do produtor (se houver).


Passo 8 - Cadastros – Segurança – Usuários

Devemos cadastrar todos os usuários que terão acesso ao sistema, com seus devidos direitos.
Hoje o sistema trabalha com alguns grupos de acessos básicos, como orçamentistas e vendedores, porém, caso haja a necessidade de cadastrar outros grupos, favor encaminhar a solicitação ao suporte (seguindo passo 10), para que o acesso a tela de grupos seja liberado.
Cada usuário deve ter seu próprio e-mail cadastrado para acesso ao sistema (o sistema não permite que se cadastre o mesmo e-mail mais de uma vez).
Além disso, o sistema não permite que o mesmo usuário esteja logado no sistema em dois micros ao mesmo tempo (a sessão é expirada por questão de segurança).



Nesta tela também existe a opção de bloquear a liberação da proposta automática, e de limitar a margem de negociação do usuário, dando a ele um limite mínimo de margem de lucro e um limite máximo de desconto:
A opção de “supervisor” não exige que se tenha um grupo de usuário cadastrado, pois como supervisor o usuário tem acesso a todo o sistema.


Passo 9 – Conferência dos Orçamentos

Para conferir os cálculos, eleja um leque de aproximadamente 10 cálculos de produtos diversos, com tiragens e acabamentos diferenciados.
Faça-os em seu modelo atual e inclua os mesmos no Webgraf.
Para comparar, visualize o pré cálculo e identifique onde estão as principais divergências. Você deve conferir materiais (papel, tinta, chapa...), mão-de-obra (custos internos e externos) e fechamento (lucro, impostos e comissões).
Caso tenha dificuldades para fazer ajustes cadastrais, abra um evento de suporte (seguindo o passo 10).


Passo 10 – Suporte Calcgraf

De todas as telas do sistema você pode acessar a área de Suporte e postar as suas dúvidas. Todo o contato fica registrado e você ainda pode ter um histórico de tudo.
Para incluir um registro, clique na opção “incluir” e informe, detalhadamente, sua dúvida. A partir do momento que você a enviou, o suporte recebe a informação e já começa a dar andamento. O sistema apresenta o status atual do chamado e, quando o responsável pelo suporte encaminha alguma mensagem, o sistema apresenta em todas as telas um ícone de envelope fechado, lembrando você de que há uma mensagem não lida.



Para ler a mensagem, basta clicar no chamado aberto, e o sistema abrirá uma tela com todo o histórico.




Artigos úteis

Seguem alguns links de artigos que podem lhe ajudar em sua rotina de trabalho:

Saiba como montar seu preço de venda
Saiba como fazer seu Mapa de Custos
Contribuição Marginal - Uma ferramenta gerencial que pode melhorar a avaliação de resultados da gráfica.

Fonte:
Autor: Juliana Baldini
Publicação: 27/07/2010
Tópico: Custos e Orçamentos